Un servidor en la empresa puede ayudarle a reducir costos

Un servidor en la empresa puede ayudarle a reducir costos Orientación para propietarios y directores

Quizá ya sepa qué ventajas puede aportar un servidor a su empresa. Ofrece una ubicación centralizada para el almacenamiento y el acceso a datos del negocio. Le permite crear fácilmente una copia de seguridad de todos sus datos. Y le permite configurar medidas de seguridad para frustrar ataques a través de Internet. Pero... ¿puede su empresa ahorrar con un servidor? SUGERENCIA: Si instala un servidor en su oficina, también tendrá la posibilidad de utilizar programas especiales que le ayuden a generar más ingresos. Por ejemplo, puede utilizar programas avanzados de administración de relaciones con los clientes en Windows Small Business Server 2003. Estos programas le ayudan a realizar un seguimiento detallado de las ventas y a fomentar las relaciones con los clientes. En el servidor también puede instalar y ejecutar software de contabilidad más avanzado. La práctica así lo demuestra, según un estudio realizado entre más de una veintena de empresas pioneras en el uso de Windows Small Business Server 2003. Estas empresas comprobaron que los costos operativos disminuyeron considerablemente tras la instalación de un servidor; tanto que, en algunos casos, el período de amortización de la inversión en hardware y software fue inferior a un mes. Y casi todas las empresas amortizaron sus inversiones en hardware y software en menos de 10 semanas. ¿De dónde se obtenía el ahorro? En buena parte se debió al aumento de productividad que siguió a la implementación del servidor. La incorporación de un servidor ayudó a crear un entorno tecnológico mejor organizado, más eficaz y más fácil de administrar. En resumen, las empresas podían mejorar su rendimiento sin aumentar la plantilla. Un ejemplo: Un director destacó el aumento de productividad obtenida gracias a la posibilidad que ofrecía Windows Small Business Server de mantener un sitio Web de la empresa, o sitio intranet. Windows SharePoint Services, herramienta de Windows Small Business Server, permitía a las empresas crear sitios intranet que servían de repositorios centralizados de documentos de la empresa, a los que los empleados podían tener acceso para trabajar desde sus PC. Según este director, su empresa estaba ganando entre un 15 y un 20% de tiempo en las operaciones de búsqueda y recuperación de información. Más ventajas por reducción de costos Además de fomentar un lugar de trabajo mejor organizado, la llegada de un servidor a la empresa ofrece otras oportunidades para reducir costos, como las siguientes: Menor gasto en TI: La compra del hardware y el software del servidor tendrá repercusiones económicas; pero, con el tiempo, puede evitarle gastos en concepto de adiciones de hardware y en asesoría para mantener la configuración de equipos operativa y segura. Además, el software de servidor que existe actualmente para las pequeñas empresas permite evitar otros gastos de consultoría en TI. Está diseñado para que pueda ser instalado y administrado fácilmente por empleados de la empresa sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados. Por ejemplo, Windows Small Business Server 2003 utiliza "asistentes" automatizados para realizar muchas de las tareas de instalación y configuración. Los asistentes configuran rápidamente las opciones y el servidor de seguridad, además de ayudarle a administrar el acceso de los empleados a la red. La estabilidad superior de Small Business Server 2003 contribuye a reducir la necesidad de asistencia técnica externa. Reduzca los requisitos de espacio en la oficina: El espacio de oficina es uno de los gastos generales más importantes de una empresa. Implica gastos de renta y costos de suministros, entre otros. Con una red en la oficina basada en un servidor, tiene la posibilidad de reducir sus necesidades de espacio de oficina. Puede posibilitar tanto a los empleados a tiempo parcial como a los de jornada completa que trabajen desde casa o desde cualquier otra ubicación externa mediante las prestaciones de conexión "remota" del servidor. Con Windows Small Business Server 2003, los trabajadores remotos pueden conectarse a la red de la empresa para enviar y recibir correo electrónico, trabajar con archivos y tener acceso al sitio intranet de la empresa. Y, si bien es buena idea programar reuniones personales periódicas con los empleados que trabajan fuera de la oficina, no será necesario que les proporcione mesas ni otros accesorios dentro de la empresa. Reduzca los gastos de viaje y distribución: Tal como se señalaba anteriormente, agregar un servidor a una empresa permite crear sitios intranet que faciliten a los empleados la búsqueda de información y la colaboración en proyectos. Sin embargo, también puede compartir esos sitios con una selección de socios y clientes, en una extensión de su capacidad de colaboración en línea. Puede compartir cómodamente documentos, fotografías y otros materiales de interés con socios comerciales, con la consiguiente reducción del número de reuniones y, por lo tanto, de viajes. También puede reducir costos relacionados con servicios de distribución de documentos en papel a socios y clientes. Los clientes que utilicen su extranet tienen la posibilidad de ver e imprimir documentos directamente desde el sitio. Por cierto, con Windows Small Business Server también puede enviar y recibir faxes directamente desde su escritorio. Prevenir contratiempos costosos Un servidor le brinda a su empresa una oportunidad de reducir costos, pero también constituye un medio muy eficaz para contener los gastos. El servidor ofrece herramientas avanzadas para proteger los datos de la empresa de ataques a través de Internet y para recuperar la información en caso de pérdida. A continuación se explica de qué modo: Servidores de seguridad: Un servidor de seguridad ayuda a evitar que un intruso obtenga acceso a la red de la empresa y a archivos importantes. La reparación de daños provocados por intrusos puede ser costosa, incluso literalmente ruinosa. Windows Small Business Server incluye un servidor de seguridad interno muy eficaz que puede configurar fácilmente mediante un asistente integrado. También admite servidores de seguridad externos. Copias de seguridad de archivos: Mantener una copia de seguridad de todos los datos es muy importante para cualquier empresa. Problemas con los equipos, virus, sobrecargas de energía y otros percances serios pueden provocar la pérdida de información importante acerca de cuentas y clientes almacenada en el sistema informático. Windows Small Business Server incluye el asistente para la configuración de copias de seguridad, que le guiará en la creación y el desarrollo de una estrategia de copias de seguridad adecuada que le permita recuperar sus datos. ¿Es posible ahorrar con un servidor? Las oportunidades que ofrece para reducir costos y evitar desastres indican que así es. Si además le agregamos la capacidad de racionalizar las operaciones y permitir a los empleados que se centren en las tareas más productivas, un servidor se presenta como una de las inversiones más sólidas en tecnología para una pequeña empresa