El gran dilema

Miguel Angel Montaño

Durante mis 15 años de consultor, uno de los cuestionamientos más grandes que he encontrado en mi carrera es si se debe desarrollar o comprar un sistema. Que es lo mejor para nuestras empresas en cuanto a estas dos opciones.

Bueno, como todo en la vida, una y otra opciones tienen sus pros y sus contras. Pero el impacto más significativo es el aspecto económico, reflejado no sólo en el precio del paquete que se adquiere, sino en los tiempos de implementación y de uso de éste. Se supone que al adquirir un paquete, se abaten los costos de espera ya que se puede usar casi de inmediato, aunque en la realidad esto es una utopía pues al final se tiene que destinar tiempo en las adecuaciones del sistema, y esto ocurre muy frecuentemente en Latinoamérica.

Analicemos un poco más de cerca está épica batalla:

En primer lugar tendríamos que dividir a los contrincantes en dos equipos por bando:

Cuales son las ventajas y las desventajas de cada uno de estos:

Desarrollo interno - El área de sistemas de la empresa es el encargado de hacer el desarrollo en base a los requerimientos de los usuarios.

VENTAJAS

• Se tiene un control completo del personal y de los tiempos de desarrollo.
• El costo de la mano de obra es el más bajo de los esquemas planteados.
• Se tiene el control completo para el mantenimiento la modificación del sistema

DESVENTAJAS

• Existe un alto grado de responsabilidad en cuanto a la contratación de gente competente.
• A largo plazo se gasta más ya que se debe tener la gente de soporte para futuras adecuaciones.
• El nivel de productividad puede ser muy bajo, elevando por lo tanto los costos de producción.
• Se tiene que capacitar al personal.

Desarrollo por contrato - El área de sistemas contrata a un despacho para que realice el desarrollo del sistema en base a los requerimientos de los usuarios, ya definidos.

VENTAJAS

• Se tiene un control más estricto de los costos de desarrollo.
• Existe un contrato de cumplimiento del desarrollo, que en muchas ocasiones lleva consigo penalizaciones.
• El equipo de desarrollo, normalmente, tiene conocimientos técnicos más sólidos que los de un equipo interno.
• Experiencia por parte del despacho en cuanto a desarrollo de software.
• Existe una mejor planeación en cuanto al desarrollo y a la implementación.
• No es necesario que el área de sistemas sea experto en el paquete que se está desarrollando.

DESVENTAJAS

• Costos de mano de obra más elevados por hora.
• Riesgo de inestabilidad empresarial del contratista.
• Falta de garantía de mantenimiento del sistema a largo plazo.
• Tiempo y gastos adicionales por una mala recolección de información por parte del área de sistemas.
• Desconocimiento del contratista en cuanto a la organización en general

Paquete adquirido - El área de sistemas compra un software que se ajuste a las necesidades de la empresa.

VENTAJAS

• El software puede gozar de una buena reputación.
• Tiempo de implementación más rápido.
• Desarrollo mínimo de procedimientos.
• Costo más bajo que un desarrollo especial.
• Se tiene un equipo de expertos en la implementación del software.
• Existen referencias de otras compañías sobre el uso del software.
• Se tiene una garantía y un respaldo.

DESVENTAJAS

• Incompatibilidad entre las características del sistema y los procesos de la empresa.
• Existe una gran dependencia hacia el proveedor en cuanto al mantenimiento y ajustes del sistema.
• Se requiere un equipo de computo con ciertas características predefinidas.
• Existen restricciones en cuanto al uso del sistema debido a los derechos de autor y a las licencias compradas.
• Casi el área de sistemas no participa en la implementación del software, por lo que a largo plazo pueden existir problemas de conocimiento sobre su funcionalidad.

Sistema transportado - El área de sistemas adquiere un software proveniente de otra empresa, ya sea una subsidiaria, un corportativo, etc. perteneciente al mismo grupo.

VENTAJAS

• Costos de adquisición muy bajos.
• Gran disponibilidad de asesoramiento y uso por parte de la empresa de donde proviene el software.

DESVENTAJAS

• Puede ser que no exista documentación sobre el uso del sistema.
• Gran dependencia de la organización de donde proviene el software, en cuanto a mantenimiento y ajustes en el software.
• No se cuenta con un contrato que comprometa a la organización que proporciona el software.
• Incapacidad del software para cumplir ciertas funcionalidades de la organización.
• Se llegan a elevar los costos en la implementación, debido al desconocimiento de procesos y de la disparidad de políticas entre las empresas.
• Casi el área de sistemas no participa en la implementación del software, por lo que a largo plazo pueden existir problemas de conocimiento sobre su funcionalidad.

Esperando que lo anterior les sirva en cuanto a una mejor elección a la hora de definir con que se quiere trabajar.