Cuando el Internet se convirtió en el medio de información común que es hoy en día trajo consigo el uso del correo electrónico o email, herramienta que ha modificado considerablemente la forma y los tiempos en la cual nos comunicamos con los demás.
Ahora es normal comunicarse tanto con amigos o relacionados que hace años que no vemos físicamente y por igual con contactos extranjeros a quienes nunca hemos visto en persona y posiblemente nunca veremos.
El principal elemento que se revolucionó ha sido el factor tiempo en el área laboral, muchas comunicaciones que ameritaban grandes volumenes de papel (incluyendo fotocopiado) tiempo físico o telefónico se han logrado economizar, aumentando así la eficiencia de toda la empleomanía.
Pero como todo Pro también tiene su Contra el uso inadecuado el email puede traer consecuencias inesperadas tanto en el plano laboral como el personal, así como de sobrecarga en los servidores de correo electrónico.
A continuación, mencionaremos algunos de los consejos para un adecuado uso de los correos electrónicos:
1- Esta herramienta debe usarse para enviar mensajes concisos y precisos (principalmente en el entorno laboral) básicamente para proporcionar informaciones muy especificas.
Se recomienda que si el tema tratado es muy extenso o de naturaleza delicada es mejor convocar una reunión con las partes interesadas.
2- Es recomendable poner en el Encabezado (o Subject) el motivo del email, mensajes con un encabezado en blanco tienden a causar confusión o poca atención de parte del receptor, también se dificulta ubicarlo cuando sea archivado.
3- Preocúpese por la ortografía ya que un mensaje con faltas de este tipo afecta mucho su imagen profesional.
4- Evite redactar mensajes cuando el estado de ánimo esté alterado, a veces es mejor respirar profundo y dar una vuelta, luego sentarse con la cabeza fresca, recuerde que la palabra escrita queda para siempre y hay personas que van a imprimir este mensaje y lo van a estar revisando ocasionalmente para revivir este momento amargo.
5- Evite en lo posible usar el correo electrónico para enviar archivos muy pesados ya que sobrecargan los servidores, existen servicios en la web muy buenos para eso como YouSendIt
6- Si va a enviarle un informe a su superior, intente que este mensaje no exceda los cuatro párrafos, si es posible mejor envíe un archivo adjunto en formato visual atractivo como diapositivas de Power Point por ejemplo.
7- Por favor no reenvie los famosos forwards con anexos PPT, videos, leyendas urbanas, etc. generalmente estos archivos incluyen malwares o virus y lo reciben muchos destinatarios que están en la lista de envío pero no lo solicitaron.
Ahora es normal comunicarse tanto con amigos o relacionados que hace años que no vemos físicamente y por igual con contactos extranjeros a quienes nunca hemos visto en persona y posiblemente nunca veremos.
El principal elemento que se revolucionó ha sido el factor tiempo en el área laboral, muchas comunicaciones que ameritaban grandes volumenes de papel (incluyendo fotocopiado) tiempo físico o telefónico se han logrado economizar, aumentando así la eficiencia de toda la empleomanía.
Pero como todo Pro también tiene su Contra el uso inadecuado el email puede traer consecuencias inesperadas tanto en el plano laboral como el personal, así como de sobrecarga en los servidores de correo electrónico.
A continuación, mencionaremos algunos de los consejos para un adecuado uso de los correos electrónicos:
1- Esta herramienta debe usarse para enviar mensajes concisos y precisos (principalmente en el entorno laboral) básicamente para proporcionar informaciones muy especificas.
Se recomienda que si el tema tratado es muy extenso o de naturaleza delicada es mejor convocar una reunión con las partes interesadas.
2- Es recomendable poner en el Encabezado (o Subject) el motivo del email, mensajes con un encabezado en blanco tienden a causar confusión o poca atención de parte del receptor, también se dificulta ubicarlo cuando sea archivado.
3- Preocúpese por la ortografía ya que un mensaje con faltas de este tipo afecta mucho su imagen profesional.
4- Evite redactar mensajes cuando el estado de ánimo esté alterado, a veces es mejor respirar profundo y dar una vuelta, luego sentarse con la cabeza fresca, recuerde que la palabra escrita queda para siempre y hay personas que van a imprimir este mensaje y lo van a estar revisando ocasionalmente para revivir este momento amargo.
5- Evite en lo posible usar el correo electrónico para enviar archivos muy pesados ya que sobrecargan los servidores, existen servicios en la web muy buenos para eso como YouSendIt
6- Si va a enviarle un informe a su superior, intente que este mensaje no exceda los cuatro párrafos, si es posible mejor envíe un archivo adjunto en formato visual atractivo como diapositivas de Power Point por ejemplo.
7- Por favor no reenvie los famosos forwards con anexos PPT, videos, leyendas urbanas, etc. generalmente estos archivos incluyen malwares o virus y lo reciben muchos destinatarios que están en la lista de envío pero no lo solicitaron.
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