El inicio de año es una etapa en donde las empresas suelen realizar cambios en sus estructuras administrativas y donde también se establecen nuevas metas, cambios y mejoras de estrategias con el objetivo de superar la gestión del período anterior.
Realizar un inventario informático es uno de los aspectos que más se descuidan, sobre todo en las empresas medianas y pequeñas.
Llevarlo a cabo debería ser uno de los principales puntos a tomar en cuenta al iniciar el año, entre otras razones debido a que en esta etapa en ocasiones ocurren cambios o rotación de personal, siendo Tecnología uno de los departamentos más sensibles en este sentido.
Un inventario informático idealmente debería incluir los siguientes ítems:
1.-Relación detallada de los equipos informáticos (CPUs, teclados, UPS, mouses, impresoras, monitores, laptops, netbooks, scanners, mobiliario, etc.) indicando el departamento y el nombre del personal asignado para su uso.
1.-Relación detallada de los equipos informáticos (CPUs, teclados, UPS, mouses, impresoras, monitores, laptops, netbooks, scanners, mobiliario, etc.) indicando el departamento y el nombre del personal asignado para su uso.
2.-Relación detallada del software, es decir, los programas ó aplicaciones instalados en cada equipo de cómputo (sistemas operativos, procesadores de texto, programas de hojas de cálculos, antivirus, etc.) indicando el computador, departamento y nombre del personal asignado para su uso.
Entre las ventajas de un inventario informático podemos citar:
Entre las ventajas de un inventario informático podemos citar:
1.- Se obtendrá una relación detallada y actualizada del universo total de equipos y software de la empresa.
2.- Se podrá determinar rápidamente quienes utilizan dichos equipos a lo interno de la organización.
3.- Se puede comprobar con mayor facilidad si los programas instalados en cada computador han sido adquiridos de forma legal, especialmente los sistemas operativos y suit
es de oficina.
2.- Se podrá determinar rápidamente quienes utilizan dichos equipos a lo interno de la organización.
3.- Se puede comprobar con mayor facilidad si los programas instalados en cada computador han sido adquiridos de forma legal, especialmente los sistemas operativos y suit
es de oficina.4.-Control de los equipos adquiridos por la empresa.
Existen herramientas de software útiles en lo relacionado al inventario de software.
Existen herramientas de software útiles en lo relacionado al inventario de software.
En cuanto al hardware, es inevitable y hasta tedioso usar métodos antiguos como el clásico de revisar cada dispositivo y anotar el modelo, color, serial y fabricante para luego digitarlo en una hoja electrónica de Excel.
Pero lo que es seguro es que al finalizar este proceso mejorarán los controles internos.
El inventario informático serecomienda que sea revisado por un superior y que luego sea entregado al administrador o el presidente de la empresa, con la firma del responsable de su ejecución.
También existen en la República Dominicana compañías expertas en este tema en caso de que considere que en su empresa no exista el personal adecuado para realizarlo.
2 comentarios:
Yo soy un empredendor joven y tengo una pequeña empresa. De todas formas tuve que hacer algunas compras para la oficina, así es que opté por hacer todas la compras iguales, por ejemplo, en mouses y teclados compré todos iguales.
Buen artículo!!!
Buenas tardes, Matias.
Gracias por tus comengtarios y exitos en tu emprendimiento.
Saludos!!
Ivan de Paula
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