Supongamos que el próximo sábado se conmemora el 75 aniversario de bodas de mis padres, por lo que yo y mis hermanos debemos preparar una fiesta para celebrarlo. El único detalle es que el día de hoy me acorde de este hecho tan relevante. Realmente solo un milagro puede hacer que salga bien el evento.Lo mismo pasa en las empresas ante ciertos proyectos que se requieren llevar a cabo, donde existe una dead line, para arrancarlos, no se debe esperar hasta el último momento para ver si cosas salen bien o mal, porque del éxito de estos proyectos, puede depender el futuro de la empresa.
Que es lo que debemos entonces llevar a cabo para lograr tanto el éxito de nuestros proyectos, como el de la fiesta de aniversario. Empezar con una planeación, lo cual repercutirá en una mayor posibilidad de alcanzar las metas propuestas.
Pero que es la planeación: es decidir de antemano que es lo que se va a hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y quien lo hará. Persiguiendo con lo anterior los siguientes objetivos:
- Minimizar el trabajo y evitar retrabados.
- Tener una idea de los recursos necesarios que se necesitarán.
- Monitorear el estado y los avances del proyecto.
- Medir el impacto que tendrán los cambios realizados sobre el plan original.
Para realizar lo anterior tenemos las siguientes etapas en la preparación del proyecto:
Plan del proyecto:
- Definir las tareas para alcanzar el objetivo definido.
- Establecer y alinear conjuntamente con la dirección general los beneficios clave del proyecto con los objetivos del negocio.
- Establecer la duración del proyecto.
Equipo del proyecto:
- Directores.- Responsables de aprobar las tareas y los recursos para el desarrollo del proyecto.
- Consultores y asesores.- Expertos en las áreas donde se llevarán a cabo los trabajos del proyecto.
- Patrocinadores.- Aquellos interesados en que se concrete el proyecto.
- Stakeholders.- que serán afectados por el proyecto.
- Líder del proyecto.- Persona que se encargará de administrar los recursos y actividades dentro del proyecto.
- Integrantes operativos del proyecto.- Todo aquel personal que tiene una tarea o actividad dentro del proyecto.
Preparación del proyecto
Teniendo los siguientes pasos:
- Factor de análisis.- Donde se detectarán aquellos aspectos donde es mayor el conocimiento requerido. Tratando de entender los requerimientos y el entorno. A partir del análisis de factores se identificarán cuales son los indicadores adecuados para el mejor seguimiento de los puntos relevantes del proyecto.
- Negociación del proyecto.- Definición con los interesados en el proyecto, de los objetivos que se podrán alcanzar en base a los recursos que se tienen, así como los tiempos de entrega. Identificando las funciones esenciales y dejando las secundarias para una siguiente fase.
- Procedimientos de control de cambios.- Ya que los cambios son inevitables, se deberá tener un control de estos, donde se administren los requerimientos y se realice una administración de cambios sobre el entorno. Documentando todos los cambios realizados al proyecto original.
- Estructuras para el desglose del trabajo.- Determinar las fases, tareas y encargados que realizarán los entregables definidos, especificando los objetivos que se asignarán a cada uno.
- Estimación de tareas.- Definiendo para cada tarea un número de control, la duración estimada, los recursos necesarios, los entregables del trabajo realizado, los criterios para el cumplimiento de los objetivos, los riesgos asociados a la terminación o incumplimiento de la tarea.
- Creación del calendario.- Determinación de todas las dependencias entre las tareas, identificando los puntos de revisión, para tener el panorama completo sobre la duración del proyecto.
- Evaluación de riesgos.- Se deberá de tener un análisis de los riesgos que se prevean dentro del proyecto, de forma que se puedan realizar planes de contingencia.
CONTINUARA ….
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