A pesar del auge de Facebook , Twitter y demás redes sociales, a nivel empresarial el email continúa ocupando un lugar importante como la principal herramienta de comunicación después del telefóno, a pesar de que no siempre se obtengan los tiempos de respuestas esperados de parte del receptor del mensaje.A continuación, mencionamos algunas buenas prácticas a tomar en cuenta a la hora de redactar un correo electrónico, es importante considerar que la palabra escrita prevalece a lo largo del tiempo - a pesar de que en este caso sea digital- así que hay que pensar muy bien lo que se va a escribir antes de pulsar el botón de envío:
Buenas prácticas para redactar un mensaje:
1-Revise la ortografía y la concordancia del texto que redacte.
2-Confirme la veracidad de la información que se enviará y siempre que sea posible tenga a mano las fuentes que permitan esta comprobación.
3-Respete la privacidad, nunca reenvíe emails de otra persona sin su consentimiento.
4-No responda con monosílabos, agregue contenido relacionado con el tema original del mensaje.
4-No responda con monosílabos, agregue contenido relacionado con el tema original del mensaje.
5-Sea cortés pero también sintetice sus ideas, un email escrito de forma muy extensa es posible que no sea leído en su totalidad o se puede prestar a malas interpretaciones de parte del receptor.
6-Nunca reenvíe cadenas, peticiones, avisos de virus, etc. Generalmente esta información es de origen dudoso y probablemente esté enviandole malware a sus receptores.
7-Determine la real urgencia de la respuesta para evitar respuestas inconclusas o mal formuladas.
8-Sea lo más específico posible en el campo de Asunto o Subject:
Será muy útil para posterior archivado de mensajes, así puede ubicarlos de forma más rápida.
9-Evite formatos de email sofisticados y con fondos de colores muy llamativos o de difícil lectura.
10- Configure su cliente de correo (Outlook Express, Outlook, Thunderbird, etc.) donde figure su nombre no su dirección de correo en el campo de remitente, esto le dará mayor formalidad al mensaje.
11-Seleccione a los recipientes adecuados:
Resulta muy desagradable que alguien no deseado tenga que leer información sensible de su empresa...o información personal suya altamente comprometedora.
12- Utilice el Blind Carbon Copy (BCC) para sus envíos:
Esta modalidad es adecuada para proteger las direcciones de email de los recipientes -sobre todo de cara a los spammers-recuerde que no todos sus contactos se conocen entre sí y no necesariamente les interesa hacerlo.
¿Cuántas de estas buenas prácticas usted utiliza al día de hoy? nos gustaría conocerlas...
Ing. Iván de PaulaCEO at Tecnológico Dominicano and NETDOM
ivandepaula@gmail.com
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