Derek, un
ejecutivo de contabilidad, llena remotamente su informe de gastos utilizando la
aplicación comercial de su empresa.
Cuando está
listo para presentarlo, presiona un botón para generar una portada con código
de barras. Agrupa los recibos con esta página y los envía por digitación en un
multifuncional a una línea designada para gastos. Es entonces cuando la
tecnología de Perceptive Software automáticamente
captura los recibos y los enlaza con el correspondiente informe de gastos para
posteriormente enviar la información para su aprobación.
Se trata solo
de un ejemplo práctico de cómo las soluciones que se proveen a través de
Lexmark, tienen la capacidad única de entregar eficiencias inmediatas en
cualquier área de la empresa.
Al permitir un
acceso instantáneo e integrado a recibos y otros documentos de gastos de sus
aplicaciones comerciales y portales de web, la solución de procesamiento de
reportes de gastos de Perceptive Software reduce dramáticamente el tiempo que
demora presentar, revisar, aprobar, facturar y reportar gastos.
Desarrolladas
usando tecnologías Perceptive Software para captura, administración de procesos
y contenido, la solución elimina la clasificación y entrada manual, conectando
automáticamente los recibos con reportes de gastos asociados en su software
financiero.
En todo el
proceso de gastos, mantiene una huella completa para auditoría y rastrea todos
los recibos y documentos además de respaldar los requerimientos de informes,
maneja todas las excepciones y verifica que todos los recibos estén conectados
con transacciones válidas.
Definitivamente
a través de esta solución de procesamiento de reportes, las empresas tienen la
oportunidad de:
- Crear un repositorio seguro de todos los documentos relacionados con viajes y gastos.
- Recopilar y enviar rápidamente recibos, hojas de tiempo y otros documentos de facturación.
- Mejorar el control del margen mediante la comparación de gastos contra ingresos.
- Reducir la carga de trabajo asignando la tarea de comparación de recibos y gastos al empleado que lo haya presentado.
- Proporcionar visibilidad de autoservicio para archivadores de informes de gastos, para reducir las investigaciones.
- Minimizar el potencial de documentos perdidos, extraviados, destruidos o huérfanos.
Especialmente
creada para complementar sus necesidades únicas, la tecnología de Lexmark
también en ruta todos los documentos relacionados para aprobación, rembolso o
facturación oportuna.
Lexmark es
líder en soluciones end-to-end, que abarcan el mundo de la información
(estructurada o no) de las empresas o instituciones grandes o pequeñas.
De esta
manera se convierte en la única compañía en la industria lista para actuar simultáneamente
en la gestión de contenidos, gestión de procesos y gestión de impresión,
respondiendo a todo tipo de demandas de las empresas.
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