Tutorial sobre Respaldos (Backups)

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Cuando trabajamos con ordenadores toda la información queda almacenada en dispositivos que guardan esta información. Estos medios de almacenamiento pueden fallar (y desgraciadamente lo hacen) generando así la pérdida de datos parcial o total. En este curso queremos enseñar todo lo necesario acerca del las copias de seguridad y la posterior recuperación de los datos: técnicas, ventajas y desventajas, medios, herramientas, software, etc.

1. Resguardando y Recuperando los Datos


Los medios de almacenamiento pueden fallar (y lo hacen) y generan así la pérdida de datos parcial o total. En este capítulo aprenderemos todo Lo necesario acerca del resguardo y La recuperación de datos: diferentes técnicas, ventajas y desventajas, medios, herramientas, etc.¿Por qué hay que realizar copias de seguridad?
Todos los datos con los que trabajamos diariamente en una PC se guardan en un medio de almacenamiento (disco rígido, diskette, CD, Zip, Jazz, entre otros), lo cual implica que la supervivencia de todo el trabajo realizado en horas, días o meses depende de que no suceda nada de lo detallado a continuación
1. Fallas en el Medio. los dispositivos que proveen los medios de almacenamiento de mayor uso en la actualidad están formados por combinaciones de componentes electrónicos y mecánicos. Ambas clases de componentes pueden fallar. Las fallas pueden ser de todo tipo e inclusive ocasionadas por terceros (ej.: si se cae un disco rígido desde un metro de altura éste dejará de funcionar por completo y será imposible volver a acceder a cualquier dato que se encontraba en él) produciendo la pérdida parcial o total de los datos.
2. Operación Incorrecta. Puede ser intencional o no. Pero por la operación incorrecta de una aplicación se pueden eliminar archivos que contengan datos de nuestro interés. Ejemplos de este caso son: la eliminación de archivos, la eliminación de una partición o unidad lógica en forma accidental, el formateo accidental del medio, etc. Es una de las principales causas de pérdida de datos.
3. Ataques Externos. Los virus y el ingreso de usuarios con malas intenciones a los datos pueden causar grandes pérdidas de información.
4. Incompatibilidades de Hardware. Este tipo de problemas puede afectar la operación del hardware asociado al medio de almacenamiento de manera tal que los datos que se escriban en éste no sean los correctos y así ocasionar pérdidas de información. Un ejemplo típico es algún hardware que tenga conflictos o incompatibilidades con la controladora de discos rígidos.
5. Bugs o Problemas en Drivers o en Aplicaciones. La presencia de bugs en drivers relacionados con el medio de almacenamiento o el subsistema asociado a este último pueden generar problemas en la lectura y/o escritura de datos desde y hacia el medio y así ocasionar pérdidas de información. También debemos tener en cuenta que todos los problemas mencionados para los drivers, se aplican a los dispositivos en cuestión. También los bugs en las aplicaciones pueden generar repentinamente comportamientos inesperados que afecten a los datos presentes en el medio.
6. Desaparición del Medio. Además de pensar en todos los problemas anteriores no nos olvidemos de la posibilidad de pérdida física del medio de almacenamiento que contiene los datos. Ya sea por un siniestro que ocasione daños materiales por una pérdida accidental o por un robo.
Por todos estos posibles inconvenientes debemos efectuar copias de resguardo o backups y así estar preparados para cualquier desastre. Negocios, empresas y empleos pueden depender de unos pocos megabytes.
Imaginemos cuál sería el resultado si un banco pierde todos los datos de las cuentas de los ahorristas, y qué pasaría si la presentación o el documento en la que un empleado ha estado trabajando varias semanas se pierde debido pues lo estaba guardando en un diskette cuyos sectores se dañaron.
Backup o copia de seguridad. Se conoce con este nombre al resultado de efectuar una copia de todos, o algunos archivos, que se encuentran en el medio de almacenamiento de una o varias computadoras en otros medios diferentes a este último, para poder recuperarlos en otro momento si se pierden o se dañan Los archivos originales.
Restaurar.Se llama restaurar al proceso de recuperar uno o mas archivos de un backup.
Medio origen y medio destino.Denominamos origen al medio de almacenamiento del cual se efectúa el backup de sus datos. El destino es aquél en el cual se almacenara la copia de resguardo.

2. Consideraciones para Backups

Teniendo en cuenta todos los problemas relacionados con los medios de almacenamiento y las razones para hacer backups que enumeramos anteriormente, debemos prestar atención a determinadas consideraciones sobre el medio destino, que se listan a continuación:
Debe ser diferente al medio del cual estamos tomando los datos originales (no sirve de mucho almacenar el backup de un disco rígido en ese mismo disco).
No debe residir en el mismo lugar físico que el medio origen (menos aún en el mismo equipo), pues si ocurre un siniestro o robo en dicho lugar, el backup no habrá servido de nada. Lo ideal es generar varias copias del medio destino y guardarlo en diferentes ubicaciones físicas dispersas, pero no siempre el tiempo y el presupuesto alcanzan. Debemos tener en cuenta que el medio destino también puede presentar fallas a la hora de restaurar los archivos.
Debe guardarse en un lugar seguro, seco y fresco, teniendo en cuenta a su vez las condiciones del ambiente que requiere el medio para manetener los datos libres de peligro. No deben exponerse al calor, la humedad ni a campos electromagnéticos ya que se podrían dañar.
Debe etiquetarse en forma ordenada y clara, en donde se incluya la fecha, el tipo de backup efectuado, la especificación del origen del backup (ej.: unidad C:, máquina x; ruta completa de la carpeta inicial, etc.), el número del medio y la cantidad utilizada en total para ese backup (ej.: 1/3).
Debe verificarse que los datos almacenados en el mismo son los correctos y se puede acceder a ellos sin inconvenientes.
Backup es backup. Cuando hablamos de backup no nos referimos a cualquier otro mecanismo de recuperación de datos implementado en el sistema, como ser el espejado de discos, replicación de servidores o diferentes configuraciones RAID, sino a la copia de archivos en medios removibles.

3. ¿Qué Hay Que Resguardar?


En la mayoría de los casos, salvo por ciertas circunstancias especiales que mencionaremos más adelante, solamente necesitamos efectuar un backup de todos los archivos de datos o documentos generados por las aplicaciones y de todos los archivos de configuración.
Documento.
Un documento es la unidad de trabajo de una aplicación y aparece en el disco como un archivo.
El contenido del mismo va a depender exclusivamente de la aplicación, por ejemplo: para un procesador de texto es un documento de texto; para un software para reto que fotográfico es una fotografía digital; para un editor de películas una película digital.
No es necesario hacer un backup de todos los archivos de nuestro disco rígido, pues estaríamos incluyendo a todas las aplicaciones que tengamos instaladas y del S.O. En caso de perder datos, podemos volver a instalar el S.O. desde su copia original y también las aplicaciones y lo que sí debemos restaurar del backup son los archivos de datos o documentos y los de configuración para que todo siga como antes.
Como toda regla, tiene excepciones.Hay aplicaciones shareware, freeware o bajadas de Internet de las cuales no tenemos originales para efectuar las instalaciones correspondientes y queremos incluirlas en el backup. Se supone que no tenemos software comercial instalado sin tener los originales, ya que estaríamos cometiendo un delito.
Todo esto se puede resumir en pocas palabras: debemos hacer un backup de los datos y no del software.
Una buena excusa.El hecho de facilitar el proceso de backup es una excelente excusa para ordenar los medios de almacenamiento para que los archivos de datos se guarden en carpetas separadas de aquéllas en las cuales se encuentran instaladas las aplicaciones. De esta manera, resulta mucho mas sencillo seleccionar qué se debe copiar y qué no.

4. Circunstancias Especiales para Resguardar Todo


Existen algunas circunstancias especiales en las cuales, por cuestión de tiempo, practicidad o grandes riesgos, necesitamos efectuar un backup de todo el contenido de uno o más medios de almacenamiento incluyendo el software instalado y los archivos de datos:
- Al efectuar un cambio de disco rígido, aunque el 5.0. puede requerir drivers diferentes para el nuevo dispositivo que no estarán presentes en la instalación (ej.: si cambiamos un disco IDE por uno SCSI).
- Al efectuar cambios en las particiones de uno, o más discos rígidos. Para copiar todo de un disco rígido a otro.
- Al no estar seguro de dónde se guarda la configuración de un software en particular.
- Al no tener disponibles los originales del software instalado.

5. Selección del Medio Destino

La selección del medio destino de un backup va a depender de las siguientes consideraciones
- El Volumen de Datos. Es uno de los principales factores a la hora de seleccionar el medio destino. Por ejemplo: si tenemos que hacer un backup de 2 GB, el medio adecuado no serán diskettes y tampoco discos Zip, tendríamos que pensar en discos Jazz o en cintas.
- El Rendimiento. Hay que tener en cuenta el tiempo de acceso a los datos y la velocidad de transferencia de datos para la escritura y la lectura hacia y desde el medio destino.
- La Importancia de los Datos. Si los datos de los cuales estamos haciendo backup son demasiado críticos y deben estar disponibles siempre, necesitamos un medio de resguardo rápido que permita su recuperación en unos pocos minutos, aunque sea más costoso.
- El Costo por MB del Medio. Obviamente este factor no debe faltar en ninguna evaluación y seguramente tendrá un peso muy importante a la hora de tomar la decisión del medio a utilizar. Una solución óptima puede ser demasiado costosa, por lo cual habrá que buscar el mejor balance del costo/beneficio.
- Almacenamiento Físico y Practicidad. Es importante no olvidar que el medio destino resultado de un backup se debe guardar físicamente en un lugar con las características ya mencionadas. Esto puede influir en la selección del medio porque el tamaño y la cantidad que se necesitan del mismo para el volumen de datos que estamos manejando pueden no ser convenientes a la hora de ubicar un espacio físico para almacenarlo. Por ejemplo: los diskettes podrían ser la solución que ofrezca el mejor costo/beneficio, pero si se deben utilizar 200 por cada backup, puede terminar resultando un gran problema a la hora de guardarlos y una gran pérdida de tiempo etiquetarlos.
Teniendo en cuenta estas consideraciones, deberemos seleccionar el medio destino. A continuación, mencionamos algunas opciones:- Diskettes convencionales. - Floptical (Diskettes Ópticos). - Discos Zip o de alta capacidad (120 MB). - Discos Jazz. - Unidades Bernoulli o SyQuest. - CD-RW. - Discos Magneto~Ópticos/Reescribibles.
- Cartuchos de Cinta. Dentro de los cuales, entre otros, tenemos los siguientes:
- DC2000 QIC (Quarter lnch Cartridge
- Cartucho de un Cuarto de Pulgada: Cinta de 6,3 mm de Ancho).
- DC6000 QIC. - DC9000 QIC-ER.
- QIC-Wide.
-4 mm.
-8 mm o D8.
-4 mm DAT (Digital Audio Tape
- Cinta de Audio Digital) o DDS (Digital Data Storage - Almacenamiento Digital de Datos).
- DOT (Digital Optical Tape
- Cinta Digital Óptica).
- Discos Rígidos.
- Flash-RAM.
La unidad también tiene cuesta. A la hora de tomar decisiones no se olvide que ña unidad también tiene un costo, por lo cual debe tenerlo en cuenta además del costo por medio.
Nuevos medios. Desde hace unos años algunas empresas comenzaron a alquilar espacio en el disco de sus servidores en internet para efectuar backups a distancia. Éste es un medio destino que no debemos descartar en nuestra evaluación y posterior decisión.

6. Estrategias de Backup


En algunos casos, solamente necesitaremos efectuar un backup porque vamos a hacer alguna de las tareas enunciadas anteriormente cuando hablamos de circunstancias especiales para resguardar todo. Si de eso se trata, no hace falta demasiada imaginación para definir una estrategia de backup, que va a consistir en armar una copia de resguardo completa de las unidades involucradas en la operación a efectuar. Esto es muy común cuando estamos realizando reparaciones o actualizaciones a un sistema propio o ajeno.
Sin embargo, cuando diseñamos un plan de backups para nuestro sistema o para otra persona o empresa, debemos tener en cuenta algunas estrategias que nos van a ayudar a que el plan sea más conveniente y lograr el mejor costo/beneficio posible, minimizando los tiempos de respuesta, es decir, el tiempo que tardaríamos en recuperar los datos en caso de cualquier desastre.
Al intentar definir un plan de backups, nos surgen dos dudas esenciales:
- ¿Cada cuánto se debería efectuar un backup de los datos?. Frecuencia del backup.
- ¿Qué datos se deberían resguardar en cada backup?.
Datos a resguardar.
Tomando en cuenta estos dos factores, surgen tres diferentes clases de backup que podemos combinar en nuestra estrategia:- Completo (Full). - lncremental (Incremental). - Diferencial (Diferential).
A continuación, estudiaremos cada una de estas clases y además resaltaremos sus ventajas y desventajas, para luego definir nuestra estrategia de backup.

7. Backup Completo, incremental y diferencial

Backup Completo Se crea una copia de resguardo de todas las carpetas y archivos que seleccionemos en la herramienta para hacer el backup. Es ideal para crear la primera copia de todo el contenido de una unidad o bien de sus archivos de datos solamente.
Ventajas: - Todos los archivos seleccionados pasan a formar parte de este backup. - Para restaurar uno o mas archivos, se los toma directamente de este backup.
Backup Incremental: esta clase de backup, como su nombre lo indica, solamente genera una copia de resguardo con todos aquellos archivos que hayan sido modificados (o aparenten haberlo sido debido a cambios en su fecha de modificación) o se hayan creado desde el último backup realizado, ya sea este último incremental o completo. Si se utiliza por primera vez en una unidad en vez de un backup completo, se comportará como este último, pero en los backups siguientes, irá copiando solamente lo nuevo o lo modificado.
Ventajas:- Es mucho más rápido que el uso de sucesivos backups completos.
- Requiere menor cantidad de espacio en el medio destino que sucesivos backups completos.
- Se pueden ir manteniendo diferentes versiones de los mismos archivos en cada uno de los backups incrementales, con lo que se podría restaurar la versión deseada.
Desventajas:- Se pueden estar copiando archivos cuyo contenido no haya sido modificado, ya que compara las fechas de modificación, y se pueden haber guardado sin que se hayan efectuado cambios en su contenido.
- Para restaurar determinados archivos o inclusive, todos, es necesario tener todos los medios de los backups incrementales que se hayan efectuado desde el último backup completo o primer backup incremental.
- Como consecuencia de esta búsqueda por varios backups, la restauración de unos pocos archivos toma mucho mas tiempo.
Backup Diferencial Es similar al incremental, la única diferencia es que compara el contenido de los archivos a la hora de determinar cuáles se modificaron de manera tal que solamente copia aquéllos que hayan cambiado realmente y no se deja engañar por las fechas de modificación de los mismos.
Ventajas:
- Todas las del backup incremental, pero requieren aún menor espacio en el medio de destino.
Desventajas:
- Todas las del backup incremental, menos la última.- No todas las herramientas del backup dan soporte a esta clase.

8. Definiendo la Estrategia

Las diferentes clases de backup que vimos anteriormente se pueden combinar entre sí para definir una estrategia de backup.
Pero, todavía debemos tener en cuenta dos factores que nos ayudarán a delinearla.
- Frecuencia del Backup.
Indica cada cuanto tiempo debemos hacer un backup y nos restringe junto con el medio destino la clase de backup que se puede efectuar.
Dependerá del volumen de datos y de la frecuencia con la que se modifican los mismos (tanto cambios en archivos como la generación de nuevos).
Si éstos son muy frecuentes y el costo de los datos lo justifica ante el costo de los backups, se podrían hacer cada cierta cantidad de horas.
Si se considera que no hace falta tanta frecuencia, podríamos hablar de uno por día y en el caso de un uso hogareño en el cual los cambios en los datos dependen del uso de la máquina, tal vez se debe considerar la opción de hacer un backup los días que modifiquemos datos y uno semanal fijo.
- Volumen de Datos a Resguardar.
Si no es muy grande y el tiempo de backup es corto lo mejor por las ventajas que ofrece es el backup completo, pero hoy en día, solamente se daría en un uso hogareño.
Si no es así, debemos pensar en la combinación de varias clases para obtener el mejor costo/beneficio.
Nunca uno solo.
Independientemente de la combinación de clases de backup que seleccione, nunca se debe quedar con un solo conjunto de copias para recuperar desde allí los datos.
Siempre debe tener al menos dos juegos de backup históricos ya que, por ejemplo, podría haber contraído un virus y efectuar un backup de todos los archivos con virus.
Si en ese caso tiene el juego anterior, puede recuperarlos de este último y sino ya será tarde para recuperar los archivos con datos correctos.
Hacer un backup de datos correctos es factible, por lo cual hay que guardar varios juegos y el costo será menor que la pérdida de todos los datos.
Si tenemos que recuperar un archivo el día Jueves de la Semana 1, debemos utilizar los medios Incremental 3 hasta el 1 y luego el Completo.
Si eso sucede la segunda semana, debemos utilizar esos mismos medios, pero los correspondientes a la segunda semana.
A la hora de definir la estrategia, también deberemos tener en cuenta la herramienta a utilizar
No esperar al desastre. Una vez definida una estrategia de backup, debemos probarla para asegurarnos de que sea practica y si es necesario replantearla o mejorarla sobre la marcha.
No esperemos que ocurra un desastre para recuperar datos, hagamos pruebas para asegurarnos de que la recuperación de datos se puede hacer correctamente en los tiempos previstos.
Un backup del cual no estamos seguros si se podrán recuperar datos no sirve para nada.

9. Herramientas para Hacer Backups y Recuperar Datos


En la mayoría de los casos el S.O. ofrece algunas herramientas para hacer backups, como sucede en DOS, Windows 9X, Me, NT y 2000.
Si bien dichas herramientas proveen las facilidades básicas y satisfacen la mayoría de los requerimientos para un uso hogareño de la PC, en otras circunstancias pueden no ser suficientes, por lo cual habrá que evaluar la posibilidad de adquirir un software comercial para hacer backups (existen varios paquetes excelentes que se ofrecen en el mercado).