Desde la década de los 70s hasta nuestros días el outsourcing ha dado mucho de que hablar, y es que casi todas las empresas, sin importar su tamaño, han tenido que recurrir, ya sea por lapsos cortos de tiempo o por una gran temporada, a los servicios de terceros para eficientar su operación. Y es que realmente de esto se trata el outsourcing, de delegar actividades a un tercero, ajeno a la empresa, con cierto grado de especialización en dicha función. Consiguiendo con esto enfocarse al logro de los objetivos principales de la compañía.
Ya sea que se trate de un trabajo muy sencillo, pero que no aporta un valor agregado dentro del esquema organizacional de la empresa, hasta aquellas labores que por su complejidad resultan muy complicadas para los empleados de la organización. Algunas situaciones para contratar el outsourcing pueden ser:
- La transferencia del control en una operación hacia un proveedor. Existen muchas empresas que sus áreas de TI son manejadas por terceros, de forma que lo único que hace la empresa es pedir la información necesaria para sus actividades, y el proveedor hará los desarrollos pertinentes para proporcionar esta información.
- Delegar ciertas actividades, que normalmente serían realizadas por el personal de la empresa, pero con cierto grado de especialización. Hoy en día el reclutamiento de personal está siendo llevado a cabo por empresas especializadas en ese rubro, de forma que una organización que tiene necesidades de personal, ya no recluta directamente, sino que lo hace a través de estas organizaciones.
- Delegar procesos que no son críticos para la compañía, por periodos largos de tiempo, permitiendo así orientar los recursos de la empresa en necesidades más básicas para el mejor funcionamiento de ésta. Los servicios de intendencia son un buen ejemplo, ya que es una actividad que realmente no es crítica y, sin embargo, debe de hacerse pudiendo un tercero cumplir con dicha labor.
- Recurrir a agencias externas especializadas para realizar ciertas funciones. El cálculo de impuestos normalmente puede ser llevado por un despacho ajeno a la empresa.
Las principales ventajas que ofrece el outsourcing son:
- Reducción y control de gastos de operación.
- Mayor organización de los recursos críticos para la empresa debido a la reducción de funciones dentro de ésta.
- Mayor grado de especialización en funciones críticas para la empresa. Teniendo con esto un personal con un grado de especialización y capacitación superior al de los empleados.
- Mayor eficiencia y eficacia en el logro de objetivos.
Y si bien, estas son las ventajas del outsourcing, como todo en la vida también tiene sus desventajas:
- Se puede correr el riesgo de que la empresa deje de involucrarse en funciones importantes, llegando a depender por completo del outsourcing.
- Los costos ahorrados, al tener un esquema de outsourcing, puede que no sean los esperados.
- En caso de que se requiera cambiar el proveedor del servicio, esto puede generar altos costos por dicho cambio.
Pero todos estos inconvenientes pueden ser solventados si la empresa, no pierde de vista su responsabilidad sobre las actividades, existiendo una coordinación entre empresa y proveedor, que permita evitar los retrabajos, la falta de documentación, y el compromiso mutuo para lograr los objetivos.
Y aunque casi todas las áreas permiten el trabajo del outsourcing, existen áreas que la compañía nunca deberá de delegar: la planeación estratégica, tesorería, el control de los proveedores, la alta dirección.
De hecho para que un esquema de outsourcing funcione correctamente será necesario:
- Tener claros los objetivos, en los cuales va a participar el proveedor.
- Llegar a expectativas realizas sobre el trabajo a realizar.
- La compañía deberá mostrar un compromiso para poder llevar a cabo las tareas enconmendadas.
- Establecer el tiempo requerido para los servicios del proveedor.
- Detallar puntualmente las tareas a realizar.
- Tener una flexibilidad financiera al momento de negociar las tarifas por los servicios.
- Debe de existir un compromiso por parte del proveedor para lograr los objetivos trazados.
Viendo todo lo anterior, y siguiéndolo detenidamente, podemos tener en el outsourcing la ventaja competitiva que nos lleve a situarnos delante de nuestros competidores.
Moda, si la empresa no se compromete, si delega funciones vitales sin llevar la auditoria de estas, si se mantiene al margen; si el proveedor no se pone la camiseta, si es mediocre. Entonces podremos decir que si es una moda y bastante cara.
Como siempre en nuestras manos esta sacar o dar todo el provecho que el outsourcing puede darnos.
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